Gestión de proyectos en Solmicro Expertis Erp Colombia el vertical de proyectos está orientado a organizaciones cuyas actividades sean de carácter temporal, tal es el caso de empresas de servicios, ingenierías, fábricas de equipamiento a medida, etc. Independientemente de su forma de trabajo Expertis Erp Colombia ofrece una alternativa a cada una de las fases de un proyecto en el diseño del proyecto planificaremos los recursos y trabajos, finalizando con aceptación del Cliente.
En la ejecución del proyecto se inician los trabajos y si imputan los costes reales controlando en todo momento el avance del proyecto y el logro de objetivos. Durante la fase de evaluación podemos contrastar los resultados con lo planificado. Dentro de las dos primeras fases, se utilizan dos herramientas principales, los presupuestos y los proyectos. Ambas, están estructuradas en trabajos y conceptos.
Un trabajo representa la operación a ejecutar, sin embargo, estos pueden tener subtrabajos. Expertis Erp Colombia nos permite clasificarlos en diferentes niveles, Capítulos, partidas, subpartidas, etc. Facilitando su consulta agrupada o bien por un nivel en concreto. A cada trabajo se asociarán los diferentes conceptos que presentan los recursos materiales, mano de obra y gastos.
La fase de diseño se inicia con la integración del presupuesto, no siendo este un presupuesto comercial. Se trata de un presupuesto técnico que representa la evolución esperada del proyecto. Es común que debamos gestionar los presupuestos desde otras aplicaciones. Expertis Erp Colombia permite la fácil integración con dichas aplicaciones.
El primer paso de esta fase es crear el presupuesto, para ello tenemos varias opciones si partimos de cero, podemos registrar manualmente todos los datos de cada presupuesto. Si tenemos información proporcionada por el cliente, podremos importarla mediante un fichero BC3. Si tenemos plantillas de presupuestos o bien queremos partir de un presupuesto similar anterior, podemos agilizar el registro mediante la copia total o parcial de dichos presupuestos. Una vez registrado podremos desarrollar todos los aspectos del presupuesto, los trabajos, los costes previstos, ya sea concepto a concepto o bien un coste general para cada trabajo, los márgenes de ganancia para saber que el coste de venta previsto y los porcentajes de incrementos, es decir, los gastos.
La fase de ejecución es la fase operativa en la que se realiza el trabajo. Comienza con la recepción de las especificaciones y termina con la entrega del trabajo. Dentro de esta fase podremos integrar los datos de los presupuestos, asignar los recursos de mano de obra, controlar en tiempo real los costes del proyecto, controlar procesos administrativos y medir el avance del proyecto.
El primer paso de la fase de ejecución consiste en generar nuestro proyecto la forma más habitual es convertir un presupuesto en proyecto. Mediante un simple proceso que importará todos los datos previstos integrándolos en el proyecto
Otras opciones son generar un proyecto desde cero, copiar un presupuesto completo en uno nuevo, o bien copiar proyectos parcialmente. Independientemente de la forma en la que hayamos generado el proyecto, podremos añadir nuevos trabajos, ya sea manualmente, o bien utilizando una herramienta gráfica que facilitará la inserción de nuevos trabajos entre proyectos del mismo tipo.
Dentro de los proyectos contaremos con las mismas herramientas de actualización de costes y actualización de conceptos que en los presupuestos.
Además de los trabajos, podremos definir tareas específicas que nuestros trabajadores deberán realizar para un proyecto o para un trabajo concreto. Estas son fácilmente definibles partiendo de una configuración previa, que nos permitirá vincularlas a los proyectos y trabajos de manera que agilicen nuestra gestión.
Las tareas serán imputadas por nuestros trabajadores mediante los bonos de trabajo de tal forma que queden siempre vinculadas al proyecto o bien al trabajo, según lo hayamos definido.
Durante el ciclo del proyecto surgirán ciertos tipos de necesidades que deberemos gestionar, tales como, las necesidades de compras de material, los envíos de producto terminado a nuestros clientes, la generación de hitos de facturación, la integración de personal específico para cada tarea.
Las compras pueden gestionarse de distintas formas. Tanto las empresas que cuentan con gestión de almacenaje como las que fabrican su propio material, pueden abastecer sus proyectos mediante un proceso simple de expedición, el cual dará inicio a todos los procesos que mantendrán actualizado el stock y el producto terminado.
las empresas que necesitan de suministro externo, podrán realizar sus compran partiendo de cualquiera de los procesos del circuito de compra, programación, solicitud, ofertas y pedidos de compra.
En caso de gestionar complejas estructuras del circuito de compras contamos con la herramienta MRP, mediante el que podremos asegurar la disponibilidad de material, gestionar nuestro stock y planificar las compras.
Para asignara personal a cada trabajo o tarea, Expertis Erp Colombia integra el Planificador de Recursos. Se trata de una herramienta dinámica que brinda toda la información sobre la disponibilidad de los trabajadores, las horas de trabajo asignadas y a que trabajos corresponden, para que finalmente podamos simular o imputar un trabajo o tarea.
Existen casos en los que deberemos establecer un régimen de facturación periódico, por ejemplo, en casos en los que se tenga pactado un calendario de pagos o cobros. Para ello Expertis Erp Colombia ofrece la posibilidad de generar una serie de vencimientos que llamaremos hitos de facturación, que mediante una sencilla parametrización estableceremos el número de vencimientos y la cadencia con la que se generarán
El coste del proyecto se define con los conceptos utilizados para la ejecución de los trabajos, material, mano de obra, gastos, etc. El registro se realiza desde diferentes pantallas manejadas por los trabajadores.
Los Bonos de Trabjo permitirán registrar los costes de mano de obra. Cada trabajador podrá imputar a los proyectos los partes de trabajo y tareas realizadas, los materiales o máquinas utilizadas y los gastos incurridos.
La imputación de costes de materiales del proyecto está automatizada con la facturación. Sin embargo, Expertis Erp Colombia nos permite realizarla al momento de la recepción mediante la generación de control de proyectos desde los albaranes de compra.
Toda la información se centraliza en el programa de gestión del proyecto, de forma que siempre se mantiene un control al día de los trabajos, conceptos, consumos y costes del proyecto.
El sistema representa el avance del proyecto mediante la integración de certificaciones éstas serán realizadas por nuestros clientes con la finalidad de revisar el avance y aprobar las facturaciones. Expertis Erp Colombia nos permitirá realizar el análisis de las cantidades aprobadas contra las producidas realmente.
Las certificaciones pueden registrarse por trabajo o por capítulo completo y podrán ser de tres tipos del cliente, de producción o de producción y cliente.
Las de cliente establecen que es el cliente el que indica las cantidades a facturar, las de producción se generan como control técnico del avance de producción y las de cliente-producción indican que lo certificado por el cliente es igual a lo producido
La certificación se lleva a cabo indica que la cantidad de trabajo realizado pudiendo establecer dicha cantidad en unidades o en porcentajes, bien respecto al inicio del trabajo o acumulado.
Para un mayor nivel de detalle en las certificaciones por trabajo podremos integrar mediciones, para llevar un control global de un trabajo podremos estimar periodos de avance que nos permitirán contrastar lo previsto contra lo certificado.
Expertis Erp Colombia ofrece varios procedimientos para realizar la facturación con el objetivo de acometer todas las necesidades de cada tipo de empresa.
Hay tres formas. La facturación por conceptos nos permite facturar los materiales, gastos y mano de obra directa imputada al proyecto por los trabajadores mediante los bonos de trabajo. Igualmente contamos con un sistema de facturación por certificaciones. Se trata de certificados por los que el cliente aprueba la emisión de la facturación, muy usado en el ámbito de la construcción.
En esta fase realizaremos el análisis de los resultados obtenidos en la implantación del proyecto utilizando indicadores objetivamente medibles, determinaremos si los objetivos han sido alcanzados y dependiendo del impacto en el proyecto realizaremos si fueran necesarios los ajustes pertinentes.
Para ello cuenta con una serie de consultas interactivas que nos ofrecen lay-outs para la información. una vez generados nuestros diseños, podremos guardarlos para consultarlos en pantalla u obtener informes impresos.
Además de los diseños que podamos generar, Expertis Erp Colombia cuenta con una serie de informes preestablecidos fundamentales para la gestión de nuestro proyecto.
Gracias por su atención.
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